وظيفة السكرتارية و أهميتها
وظيفة السكرتارية و أهميتها
أعمال السكرتارية من أهم الوظائف التي تتطلب إتقان الكثير من المهارات الإدارية ، وهي مهمة جداً. تعرف على البيانات التي تحتاجها لاتخاذ القرارات الصحيحة. ستتعرف على مفهوم السكرتير من خلال الأسطر التالية في هذه المقالة. حول أهمية ذلك أيها القراء الأعزاء ، تابعونا من فضلكم.
الأول هو فكرة الأمانة. يتم تعريف السكرتير على أنه إحدى تلك الوظائف التي تساعد جميع الإدارات والمديرين من خلال توفير المعلومات في مختلف المجالات ، الفنية والإدارية على حد سواء ، لتنفيذ جميع المهام المطلوبة. تقليل الضغط على المديرين. يضمن ذلك تنفيذ المهام في الوقت المحدد وبتكلفة منخفضة ، ويكون السكرتير أو السكرتير هو الشخص المسؤول عن مساعدة المدير وأداء جميع المهام اليومية مثل تخزين المعلومات والسجلات وما إلى ذلك نيابة عن المدير يمكن تعريفها على أنها إن تنسيق جدول أعمالك وترتيب وقتك بشكل مناسب سيسهل عليك إنجاز المهمة.
بعد ذلك ، ما هي أهمية وظيفة السكرتارية؟ ..؟ خاصة الآن مع تزايد عمل وعبء رؤساء الأقسام والمديرين ، وتحتل وظيفة السكرتارية مكانة متميزة في جميع الشركات والمؤسسات ، وأهمية متابعة العمل والسكرتارية على النحو التالي. نقطة :
* أداء الأعمال المكتبية اليومية.
اضبط أجندة المدير.
* جمع جميع البيانات والمعلومات للمديرين حتى يتمكنوا من اتخاذ القرارات الصحيحة.
* حافظ على السرية في مكان العمل ولا تخبر أحداً بأي شيء.
* منح المديرين الفرصة لأداء المهام والوظائف الأساسية.
ثالثًا ، ما هي الصفات والمهارات المطلوبة من السكرتير؟يجب أن يمتلك السكرتير مجموعة من الصفات والمهارات التي تختلف بين الصفات الشخصية والأكاديمية مثل ؛
– أولاً ، حول الصفات الشخصية المطلوبة من السكرتير
* الصدق والمصداقية لحماية سرية الشركة والمنشأة.
* يتمتع بالذكاء والطلاقة ، ويستمع جيدًا لجميع الأوامر المطلوبة.
البصيرة والقدرة على التعامل بشكل صحيح مع المواقف المختلفة
* قوة الذاكرة والتركيز
* المثابرة والقدرة على التعامل مع ضغوط العمل.
* التأكيد على المظهر.
* الانضباط والالتزام بالمواعيد في مكان العمل.
* القدرة على التواصل مع الآخرين من خلال وسائل متنوعة ، تقليدية وحديثة.
* النشاط والقدرة على التنظيم والترتيب.
* الثقة وعدم التردد أو الخجل في التعامل مع الآخرين.
ثانياً: الشهادة العلمية أو المؤهل العلمي المطلوب لسكرتير.
* الخلفية التعليمية المناسبة مطلوبة للقيام بأعمال السكرتارية.
إجادة اللغات الأجنبية وخاصة اللغة الإنجليزية بالإضافة إلى اللغة العربية.
* معرفة لوائح العمل المعمول بها في البلد الذي تعمل فيه. يجب أيضًا أن تكون على دراية كاملة بجميع القوانين السارية في تلك المؤسسة ، وخاصة تلك التي تعمل بها.
الإلمام باستخدام الحاسب الآلي وبرامجه المختلفة.
* القدرة على إنشاء التقارير الإدارية.
* كن بارعًا في استخدام بعض المعدات المتعلقة بمجال عملك ، مثل الآلات الكاتبة وآلات النسخ وما إلى ذلك.
مثال لعملك:
* الرد على الزوار والمكالمات الهاتفية.
* عقد الاجتماعات وتعيين المديرين.
* فتح البريد الوارد والصادر وكتابة المراسلات.
