التقارير الإدارية و قواعد كتابتها
التقارير الإدارية و قواعد كتابتها
تعد التقارير الإدارية مهمة جدًا للشركات والمؤسسات ، ولهذا السبب يرغب العديد من الموظفين في معرفة القواعد المناسبة لكتابة التقارير الإدارية ، وسوف تتعرف على الأساليب والقواعد اللازمة لكتابة الخط بشكل صحيح ، أعزائي القراء ، يرجى المتابعة ..
أولاً: التقارير الإدارية وأنواعها يتم تعريف التقارير الإدارية على أنها مستندات تستند أساسًا إلى جمع الحقائق والمعلومات حول موضوع أو قضية معينة ، ولأن هناك أنواعًا عديدة من التقارير الإدارية ، يوجد تقرير ويُعرف باسم المدير. تقارير تصف الوضع المالي يشار إليها بالتقارير المالية المتعلقة بالمبيعات ونسبها ، وتعرف بتقارير المبيعات والتقارير المعدة من قبل المنشأة أو موظفي المنشأة.
ثانياً ، ما هي أهمية التقارير الإدارية؟ إنشاء التقارير الإدارية له العديد من المزايا ، ويمكن تلخيص هذه المزايا على النحو التالي:
تعد تقارير الإدارة وسيلة فعالة للاتصال بين الإدارة العليا والإدارات المختلفة داخل المنشأة.
* موثوق في تقييم سير العمل والخطط والأهداف المراد تحقيقها.
* يمكن التعرف على آراء العمال.
* إعطاء المؤسسات الفرصة لتوقع احتياجاتها المستقبلية.
* مساعدة المديرين والمسؤولين على اتخاذ قرارات جيدة.
يوفر معلومات موثوقة للتخطيط الفعال.
يقرأ : كيف تكتب مقال
ما هي قواعد كتابة التقارير الإدارية بشكل صحيح؟ ..؟ يجب على الذين يكتبون التقارير الإدارية اتباع مجموعة من القواعد من أجل كتابة التقرير بشكل صحيح. ومن أبرز هذه القواعد:
* يجب على الموظفين حساب التقارير التي كتبها زملائهم مسبقًا ويجب أن يكونوا على دراية بما تحتويه هذه التقارير من أجل الحصول على معلومات عن حالتهم السابقة.
* قبل البدء في كتابة التقرير ، من المستحسن تحديد الغرض الرئيسي من التقرير والتركيز بشكل جيد على المعلومات الضرورية حول موضوع التقرير.
* يجب أن يكون التقرير منظمًا بشكل صحيح وأن يكون عنوانًا رئيسيًا لموضوع التقرير.
* تجنب التفاصيل غير الضرورية وركز على لب الموضوع.
* بدلاً من أن تكون منصفًا ومنحازًا للأفكار والموظفين ، يجب أن تقدم الأفكار بطريقة محايدة وأن تشرح بشكل كامل الغرض من اختيار الفكرة وإعطائها الأولوية على الآخرين.
* التنظيم والسلاسة ، وهنا يجب على كاتب التقرير أن ينتقل من فكرة إلى أخرى ، وعليه أن يحاول أن يضع نفسه في مكان الشخص الذي يقرأ هذا التقرير ، وعليه أن يحكم على التقرير قبل أن يحكم عليه المسؤول.
* إذا كنت بحاجة إلى تبسيط المعلومات للقارئ ، وإذا كانت لديك مشكلة معقدة ، فيجب أن تبدأ بالمسألة البسيطة أولاً ، ثم المشكلة المعقدة ، وتشرح أي شيء غير مفهوم ويجب اقتراحه.
* يفضل الاعتماد على أشكال البناء المعروفة لجذب انتباه القارئ والاهتمام بذكر أسماء المسؤولين ومناصبهم.
* يجب أن تكون التقارير مدعومة بالحقائق والأدلة ويسمح للمؤلفين باستخدام الرسومات والأرقام.
* لتوضيح الاختلافات في الظروف يفضل الاعتماد على طرق مثل المقارنات لجذب انتباه القارئ وجعل موضوع التقرير أكثر أهمية ووضوحاً. مثل نتيجة مرحلة أو موقف. .
* من المستحسن مراجعة التقرير بعناية للتأكد من صحة القواعد وعدم وجود أخطاء إملائية في التقرير.
* يجب أن تكون المعلومات الواردة في التقرير واضحة ومحددة ، وعلى كاتب التقرير تجنب إبداء الشبهات.
