ماهي الدورة المستندية
ماهي الدورة المستندية
دورة المستندات هي إحدى الدورات المتعلقة بالمحاسبة في المقام الأول. تعد دورة المستندات هي المرحلة الأولى في تطبيق الممارسات المحاسبية ، وترتبط جميع مراحل إعداد المحاسبين بالمستندات المالية. دورة المستند عبارة عن إجراء ، بالإضافة إلى المساهمة بشكل كبير في التحقق من صحة المستندات المحاسبية ، يساهم بشكل أساسي في منحها طابعها القانوني ، ولكل مستند يتم تعريف هذه القيود المحاسبية أيضًا كمجموعة لضمان أن يتم ذلك في طريقة دقيقة. لذلك يجب على المحاسبين التأكد من أن عملهم صحيح ودقيق ، وذلك لتجنب الأخطاء التي قد تحدث أثناء أداء باقي العملية المحاسبية. على وجه الخصوص ، مهنة المحاسبة هي مهنة تتطلب درجة عالية من الدقة من الشخص المسؤول ، لذا من فضلك لا تقلق.
أهداف الدورة الوثائقية: تعمل الدورات الوثائقية على تحقيق عدد من الأهداف منها:
أولاً ، حدد المهام أو الأنشطة التي يحتاج المسؤول لأدائها.
ثانياً: جمع البيانات أو التقارير التي يجب إبلاغها للحكومة لاتخاذ القرارات الصحيحة.
ثالثاً ، تقديم درجة عالية من الدعم للإدارة في اتخاذ القرارات المناسبة بناءً على معلومات دقيقة.
رابعًا ، تتم عملية التنسيق بين الإدارات التي تؤدي وظائف مشتركة أو تعمل معًا بطريقة دقيقة ومنظمة.
خامساً: معرفة سليمة ودقيقة بقيمة الأصول أو تلك الخصوم المستخدمة في أداء العمل أو الواجبات.
سادساً ، يوفر عناصر للمتابعة الصحيحة والدقيقة لحركة المستندات المالية بين جميع الإدارات داخل المنظمة.
سابعا: تسهيل الوصول إلى هذه الوثائق التي تستخدم عادة لأداء الوظائف الإدارية.
أنواع الدورات الوثائقية: هناك ثلاثة أنواع أساسية من الدورات الوثائقية.
أولاً: دورة المستودعات الوثائقية: وهي دورة وثائقية تركز على تتبع وتوثيق المعلومات المتعلقة بكافة السلع والعمليات في المخزن والعمليات المستندية التي تتم عليها. دورات المستندات هذه للمخازن هي في الأساس أقسام معنية بتحقيق عناصر إدارة المتجر ، وبالتالي العمليات المتعلقة بالمبيعات أو استخدامها من قبل موظفي المؤسسة. بالإضافة إلى التحقق والتسجيل اليومي لهذه المستندات المتعلقة بواردات وصادرات المواد التي تتم خلال الفترة المحاسبية ، يجب التحقق من محتوياتها ومطابقة الأصول الفعلية فيها لتلك المسجلة في المستندات والتأكد من ذلك. بناءً على هذه الإجراءات للمؤسسات أو الشركات.
ثانيًا: دورة توثيق الشراء: وهي دورة توثيق الشراء التي تقوم بها المؤسسة أو الشركة خلال السنة المالية. تنقسم المشتريات إلى نوعين رئيسيين.
الشراء غير النموذجي: هذا النوع من الشراء حيث لم يتم التخطيط للشراء مسبقًا. أي كلما احتجت إلى الشراء فعليًا ، تتم الأعمال الورقية فورًا عند الطلب ، لأن التكلفة المادية للشراء مرتفعة. يضاف عادة إلى قيمة المصاريف الأخرى.
المشتريات النموذجية: هي أنواع المشتريات التي اعتادت المؤسسات والشركات على إجرائها بشكل منتظم أو شبه دائم. يُطلق على أصحاب المتاجر أحيانًا اسم الحراس لأنهم عادةً ما يقومون بإعداد قوائم بهذه المشتريات. تحرص المستودعات على تقديم تقارير عن كميات النقص هذه وإخطارها لأمناء الخزينة لديها لمتابعة عملية شرائها لاحقًا من خلال توريدها إلى مخازن الشركة أو المؤسسة أو مستودعاتها.
ثالثًا: دورة مستندات المبيعات: تتناول دورة مستندات المبيعات عمليات البيع التي تجريها شركة أو مؤسسة خلال السنة المالية حيث تعتمد على فحص آراء العملاء والطلبات المقدمة إلى مكان عمل أو منشأة ، وهي هذه الدورة. يقوم المحاسب المرتبط بشركة للحصول على منتج معين بإعداد دورة المستندات للمبيعات من خلال الموافقة على مستنداتها الرسمية. تتضمن المستندات الرسمية عادةً الفواتير بالإضافة إلى بطاقات البضائع ، وعادةً ما تتضمن المستندات المتعلقة بعملية البيع ما يلي: المكوّنات: (مستندات المبيعات هذه عادةً ما تكون في جزأين ، لذلك تضاف الكمية المباعة إلى سعر الوحدة الواحدة ، ويضاف هذا السعر الإجمالي إلى جميع المعلومات المتعلقة بطرق السداد أو السداد ، تفاصيل البيع.) ، الأول نسخة للشركة والنسخة الثانية للعميل.
